Phần lớn các tổ chức công ty toàn cầu như Cocacola, Google, Chrome... thành công bởi luôn biết khai thác, sử dụng hữu hiệu dữ liệu sẵn có để phục vụ cho việc đưa ra quyết định, mục tiêu của mình. KPI chiếm giữ thị phần lớn trong sự thành công đó. Vậy nó là gì và có ảnh hưởng như nào lại được áp dụng ở nhiều tổ chức, quốc gia đến vậy?

Trước khi nói tới KPI là gì, chúng ta nên nói tới mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động đều cần phải có một mục tiêu nếu muốn tồn tại và phát triển như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, hoặc một yếu tố nào đó mà doanh nghiệp coi là quan trọng. Các mục tiêu này thường được gọi là các Key Business Objectives (hay business goals) hoặc mục tiêu chiến lược (strategic goal) vì để đạt được các mục tiêu này thì các nhà quản lý thường phải vạch ra các chiến lược (strategy) khác nhau. Mỗi chiến lược thường bao gồm nhiều chiến thuật (tactics) nhỏ hơn bên trong để giúp nó đến gần hơn được hơn với việc đạt được mục tiêu chiến lược.

Trong đó, KPI được xem là cách thức quản lý thông minh và hữu hiệu nhất góp phần mang lại nhiều thành công cho các công ty, tổ chức hiện nay.

Vậy KPI là gì?

Đây là từ viết tắt của cụm từ tiếng anh Key Performance Indicators, dịch ra tiếng việt là chỉ số đánh giá hoạt động chính, đây công cụ quản lý được sử dụng để đo lường, phân tích, đánh giá khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức.

Áp dụng KPI trong doanh nghiệp, chính là quá trình cụ thể hóa mục tiêu chiến lược thành các chỉ số KPI, theo dõi sự biến đổi các chỉ số này để đánh giá đc sự thành công của quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược đó.

Ví như, khi tổ chức đặt ra mục tiêu trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính lợi nhuận trước thuế, vốn và tài sản cổ đông là các chỉ số chính. 

Hay với tổ chức là các trường ĐH thì chỉ số như tỉ lệ tốt nghiệp, chỉ số kiếm được việc làm khi tốt nghiệp phản ánh sứ mệnh, mục tiêu của nhà trường. Đây cũng là chỉ số chính được ban lãnh đạo nhà trường quan tâm.

Do vậy, KPI là các chỉ số đo lường nhằm cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức, các bên liên quan như các cổ đông, nhà đầu tư những thông tin quan trọng nhất về hoạt động của tổ chức để đánh giá mức độ thành công tổng thể hoặc một hoạt động cụ thể nào đó của tổ chức. 

KPI giúp nhà quản trị trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp có đạt được mục tiêu chiến lược trong thời gian đó hay không. 

KPI được dùng ở đâu?

KPI có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm quy mô, lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mỗi tổ chức mà các chỉ số đánh giá KPI được xây dựng khác nhau. 

Ngoài ra, các chỉ số KPI được xây dựng tuỳ thuộc vào thông tin của nhà quản trị, ví dụ như KPI có thể về tỉ lệ khách hàng thoả mãn, % doanh thu các khách hàng cũ mang lại, tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh đối với dịch vụ đào tạo, tỉ lệ các cuộc gọi của khách hàng được đáp ứng từ phút gọi đầu tiên,v.v… 

Như vậy, áp dụng KPI sẽ có lợi ích gì?

Đây là điều các tổ chức quan tâm khi ứng dụng KPI trong tổ chức của mình. KPI có tác động trực tiếp đến các hoạt động quản trị, đưa ra quyết định trong tổ chức.

KPI giúp cho việc thiết lập và đạt được các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở các cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân.

Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu sẽ giúp các tổ chức không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh.

Các nhà quản lý ở các cấp trong tổ chức có thể theo dõi các chỉ số hiệu quả trọng yếu để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được các mục tiêu kinh doanh và hiệu quả tăng lên hay giảm sút. Có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các nhóm khác nhau trong công ty hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác. Đặc biệt, mỗi bộ phận trong công ty cũng thiết lập các KPI và từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của công ty. Dữ liệu về mức độ hiệu quả từng bộ phận có thể hình thành nên KPI của cả công ty và nó phản ánh hiệu quả tổng thể của tổ chức.

Tuy nhiên, việc áp dụng KPI ở Việt Nam lại kém hiệu quả?

Tại Việt Nam việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiệu quả tốt, vẫn còn quá nặng về lý thuyết.

Về nhận thức, nhiều người chưa thực sự hiểu được về chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như một chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy mà việc áp dụng cũng như triển khai chưa khoa học, hiệu quả những đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số KPI.

KPI "được coi "như thứ hệ thống giám sát bản thân: Với người lao động, họ vẫn lầm hiểu KPI như một hệ thống giám sát mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc. Bởi vậy mà việc đưa KPI vào sủ dụng chưa thật sự hiệu quả.

Hiện nay chỉ số KPI được sử dụng nhiều nhất cho chiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.

TM (T/H) / Tin Nhanh Online